Dokumenty do zasiłku ZUS – co zmieni się od 24 października 2026 r.?

Autorka: Katarzyna Przyborowska, radczyni prawna, Temida Jest Kobietą. Stan prawny na 12 października 2026 r.

Dokumenty do zasiłku ZUS będą prostsze w kilku sytuacjach. Dotyczy to sytuacji, gdy zachoruje niania, gdy opiekujesz się dzieckiem za granicą albo gdy zwolnienie wystawił zagraniczny lekarz. W każdej z nich o wypłacie zasiłku mogą zdecydować dokumenty, które składasz w ZUS.

Od 24 października 2026 r. zmienią się przepisy określające dokumentację potrzebną do przyznania i wypłaty świadczeń. Rodzice najbardziej odczują prostsze dokumentowanie choroby niani lub dziennego opiekuna. Zmiany obejmują też zagraniczne zaświadczenia lekarskie i kolejny okres świadczenia rehabilitacyjnego.

Najważniejsze w skrócie

• Większość przepisów nowego rozporządzenia wejdzie w życie 24 października 2026 r.
• Chorobę niani zatrudnionej na umowie uaktywniającej lub dziennego opiekuna będzie można udokumentować oświadczeniem ubezpieczonego albo wskazanym dokumentem lekarskim.
• Przepisy wyraźnie dopuszczą elektroniczne uwierzytelnienie zagranicznych zaświadczeń.
• Nowy zakres danych do zasiłku opiekuńczego pominie informacje o godzinach pracy zmianowej rodziców.
• Przepis o wystawianiu określonych dodatkowych zaświadczeń w systemie ZUS wejdzie w życie później: 10 października 2027 r.

Podstawą zmian jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 27 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1316, ogłoszone 9 października 2026 r.

Chora niania: prostsze dokumenty do zasiłku opiekuńczego

Jeżeli opiekujesz się dzieckiem do lat 8, ponieważ zachorowała jego niania lub dzienny opiekun, zmianę wprowadza § 36 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia.

Przepis przewiduje oświadczenie ubezpieczonego o chorobie niani lub dziennego opiekuna albo wskazany dokument lekarski potwierdzający ich niezdolność do pracy. Wystarczy jedno z nich: oświadczenie albo dokument lekarski.

Ułatwienie ma jednak ograniczony zakres. W przypadku niani chodzi o osobę, z którą rodzice zawarli umowę uaktywniającą. Nie należy automatycznie odnosić tej regulacji do każdej osoby pomagającej przy dziecku.

Przykład: Twoje dziecko ma dwa i pół roku. Niania zatrudniona na umowie uaktywniającej choruje i nie może zapewnić mu opieki. Po wejściu nowych przepisów w życie jej chorobę możesz udokumentować własnym oświadczeniem. Nadal trzeba ustalić, czy spełniasz pozostałe warunki uzyskania zasiłku.

W oświadczeniu warto jasno opisać, kto sprawuje opiekę, w jakim okresie choroba uniemożliwia jej wykonywanie oraz którego dziecka dotyczy wniosek. Prostsza dokumentacja nie przesądza jeszcze o prawie do zasiłku.

Wniosek o zasiłek opiekuńczy: mniej danych o pracy zmianowej

Zakres danych potrzebnych do zasiłku opiekuńczego określą § 34 i załącznik nr 7.

Nowy katalog pomija dotychczasowe informacje o zatrudnieniu rodziców w systemie pracy zmianowej i godzinach ich pracy. Nadal obejmuje jednak dane dotyczące możliwości zapewnienia opieki przez domownika, wykorzystanych dni zasiłku oraz – w odpowiednich przypadkach – wspólnego gospodarstwa domowego z osobą wymagającą opieki.

Samo usunięcie pytania z katalogu danych nie oznacza, że okoliczności sprawowania opieki przestają mieć znaczenie. W razie sporu z ZUS trzeba umieć wyjaśnić, dlaczego osobista opieka była konieczna.

Zagraniczne zwolnienie lekarskie: co z podpisem elektronicznym?

Zgodnie z § 7 ust. 2 zagraniczne zaświadczenie może spełniać wymóg podpisu lekarza, jeżeli zostało opatrzone podpisem elektronicznym albo innym środkiem uwierzytelnienia, który zapewnia:

• identyfikację wystawcy;
• integralność treści;
• możliwość weryfikacji autentyczności.

Nie każdy plik PDF czy wiadomość z nazwiskiem lekarza automatycznie spełni te wymagania. Warto zachować dokument w postaci otrzymanej od wystawcy, wraz z informacjami umożliwiającymi jego weryfikację.

§ 7 ust. 3 przewiduje dodatkowo uznanie zaświadczeń z wymienionych państw za spełniające wymagania uwierzytelnienia, jeżeli wystawiono je zgodnie z prawem państwa ich wystawienia.

Zwolnienie lekarskie z Wielkiej Brytanii i opieka za granicą

§ 8 wyraźnie uwzględnia Wielką Brytanię wśród państw objętych wyjątkiem od obowiązku tłumaczenia zaświadczeń lekarskich wystawionych w języku urzędowym danego państwa. Katalog obejmuje też państwa UE, państwa EFTA będące stronami EOG, Szwajcarię oraz państwa związane z Polską odpowiednią umową o zabezpieczeniu społecznym.

Reguły dotyczące zagranicznych zaświadczeń i tłumaczeń stosuje się również do zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki podczas pobytu za granicą (§ 35).

Zaświadczenie nadal musi dokumentować okoliczności potrzebne do przyznania świadczenia. Zwolnienie z tłumaczenia nie usuwa pozostałych wymagań.

Świadczenie rehabilitacyjne: mniej dokumentów przy kolejnym okresie

§ 11 ust. 2 zwalnia z ponownego przedstawiania przy kolejnym okresie świadczenia rehabilitacyjnego:

• wywiadu zawodowego z miejsca pracy;
• protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy albo karty wypadku;
• decyzji inspektora sanitarnego o stwierdzeniu choroby zawodowej.

Zwolnienie dotyczy tych konkretnych dokumentów. Nie oznacza rezygnacji z wniosku ani całej dokumentacji medycznej.

Elektroniczne zaświadczenia: dopiero od 10 października 2027 r.

Za rok w systemie teleinformatycznym ZUS będzie można sporządzać określone zaświadczenia, obecnie wystawiane na zwykłym druku. Dotyczy to między innymi wybranych zaświadczeń potrzebnych przy opiece nad dzieckiem.

Dokumenty do zasiłku ZUS: co sprawdzić przed złożeniem?

Przed wysłaniem wniosku sprawdź:

1. Jakiego świadczenia dotyczy sprawa i kto będzie je wypłacał.
2. Czy korzystasz z aktualnego zakresu danych i dokumentów.
3. Czy dokumenty potwierdzają okres choroby lub konieczności opieki.
4. Czy zagraniczne zaświadczenie wymaga tłumaczenia i pozwala zweryfikować wystawcę.
5. Czy zachowałaś lub zachowałeś potwierdzenie złożenia dokumentów.

Nowe rozporządzenie uchyla dotychczasowe rozporządzenie z 8 grudnia 2015 r. Nie zawiera odrębnego przepisu przejściowego dla postępowań w toku. Dlatego w sprawach rozpoczętych wcześniej warto osobno ocenić podstawę wezwania do uzupełnienia dokumentów i etap postępowania.

ZUS żąda dodatkowych dokumentów lub odmawia zasiłku?

W sprawie zasiłkowej znaczenie ma zarówno kompletność dokumentacji, jak i to, czy żądanie ZUS ma podstawę w przepisach właściwych dla Twojej sprawy.

Jeżeli otrzymałaś lub otrzymałeś wezwanie do uzupełnienia dokumentów albo decyzję odmawiającą świadczenia, umów konsultację. Przeanalizuję dokumenty, podstawę stanowiska ZUS oraz możliwe dalsze działania.

Artykuł omawia wybrane zmiany dokumentacyjne. Ocena prawa do świadczenia wymaga uwzględnienia indywidualnych okoliczności sprawy.

Najczęstsze pytania o dokumenty do zasiłku ZUS

Od kiedy obowiązują nowe zasady dokumentowania zasiłków?

Od 24 października 2026 r. Wyjątkiem jest § 39 o wystawianiu dodatkowych zaświadczeń w systemie ZUS, który wejdzie w życie 10 października 2027 r.

Jak udokumentować chorobę niani do zasiłku opiekuńczego?

Wystarczy Twoje oświadczenie o chorobie niani zatrudnionej na umowie uaktywniającej lub dziennego opiekuna albo dokument lekarski potwierdzający ich niezdolność do pracy (§ 36 ust. 1 pkt 4).

Czy zwolnienie lekarskie z Wielkiej Brytanii trzeba tłumaczyć?

Nie, jeżeli wystawiono je w języku urzędowym tego państwa. Wielka Brytania jest wymieniona w § 8 wśród państw objętych wyjątkiem od obowiązku tłumaczenia.

Podstawa prawna i źródła

Pełny tekst rozporządzenia z 27 września 2026 r. – Dz.U. 2026 poz. 1316 (PDF): w szczególności § 7–8, § 11 ust. 2, § 34–36, § 39 oraz § 42–43.

Przeczytaj również: co zrobić, gdy ZUS odmówi wypłaty zasiłku oraz moje wskazówki dotyczące postępowania przed ZUS.