Temida jest kobietą
Autorka: Katarzyna Przyborowska, radczyni prawna, Temida Jest Kobietą. Stan prawny na 14 października 2026 r.
Aktualizacja: październik 2026. Pierwszą wersję tego wpisu napisałam w 2010 r. Od tamtej pory zmieniła się ustawa, próg płatności między firmami i doszły nowe obowiązki w VAT. Wpis jest przepisany pod obecne przepisy.
Zakładasz jednoosobową działalność i bank od razu proponuje Ci konto firmowe. Czy musisz je mieć? Krótka odpowiedź brzmi: nie. Ale są sytuacje, w których samo konto osobiste przestaje wystarczać, i warto je znać, zanim podpiszesz umowę z większym klientem.
Najważniejsze w skrócie
- Przepisy nie wymagają od jednoosobowej działalności osobnego konta firmowego. Możesz rozliczać się przez konto osobiste, jeśli pozwala na to regulamin banku.
- Transakcję z innym przedsiębiorcą o wartości ponad 15 000 zł trzeba rozliczyć przez rachunek płatniczy (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Konto osobiste też jest takim rachunkiem.
- Konta osobistego (ROR) nie ma na białej liście podatników VAT. Czynna podatniczka VAT, która przyjmuje przelewy ponad 15 000 zł, naraża klientów na utratę kosztu i odpowiedzialność solidarną.
- Rachunek VAT do podzielonej płatności bank otwiera tylko do rachunku rozliczeniowego, czyli firmowego.
- Podatki i składki ZUS płacisz na swój mikrorachunek podatkowy i numer rachunku składkowego. Przepisy nie wymagają, żeby przelew wychodził z konta firmowego.
Kto musi mieć konto w banku?
Ani Prawo przedsiębiorców, ani przepisy podatkowe nie nakazują przedsiębiorcy zakładania osobnego konta firmowego. Art. 19 Prawa przedsiębiorców mówi o „rachunku płatniczym przedsiębiorcy”. Rachunkiem płatniczym jest też zwykłe konto osobiste.
Ten przepis dotyczy płatności związanych z działalnością, gdy drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł. Nie ma znaczenia, na ile rat podzielicie zapłatę. Liczy się wartość całej transakcji.
W 2010 r. ten próg wynosił 15 000 euro, czyli około 58 000 zł, i wynikał z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Od 1 stycznia 2017 r. jest to 15 000 zł, a od 2018 r. zasadę zawiera Prawo przedsiębiorców.
Gdy klient zapłaci Ci gotówką mimo tego obowiązku, nie zaliczy wydatku do kosztów uzyskania przychodu (art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, a w spółkach art. 15d ustawy o CIT).
Czy konto osobiste może być na białej liście VAT?
Nie. Na białej liście (wykazie podatników VAT) są rachunki rozliczeniowe i imienne rachunki w SKOK. Rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych, czyli typowych kont osobistych, tam nie ma.
To problem głównie Twoich klientów. Jeśli jesteś czynną podatniczką VAT, a klient przeleje Ci ponad 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, nie zaliczy tego wydatku do kosztów (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT). Może też odpowiadać solidarnie za Twój zaległy VAT.
Klient może się zabezpieczyć, składając w swoim urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. W praktyce więksi kontrahenci wolą jednak po prostu płacić na rachunek z białej listy.
Czy przy split payment wystarczy konto osobiste?
Nie. Obowiązkowa podzielona płatność dotyczy faktur na kwotę ponad 15 000 zł brutto, na których jest towar lub usługa z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, gdy obie strony są podatnikami VAT (art. 108a ust. 1a ustawy o VAT). Kupujący płaci wtedy kwotę VAT na osobny rachunek VAT sprzedawcy.
Bank otwiera rachunek VAT tylko do rachunku rozliczeniowego albo imiennego rachunku w SKOK. Jeśli sprzedajesz takie towary lub usługi, konto firmowe jest w praktyce konieczne.
Gdy klient pominie podzieloną płatność, nie zaliczy wydatku do kosztów (art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT).
Z jakiego konta płacić podatki i składki ZUS?
Z dowolnego. Liczy się rachunek odbiorcy, a nie Twój.
- PIT, CIT i VAT wpłacasz na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy (od 1 stycznia 2020 r.).
- Składki ZUS wpłacasz jednym przelewem na swój numer rachunku składkowego, NRS (od 1 stycznia 2018 r.).
Ordynacja podatkowa wymaga od przedsiębiorców prowadzących księgi zapłaty podatku przelewem albo innym instrumentem płatniczym (art. 61 § 1). Nie wskazuje jednak, z jakiego rachunku ma wyjść przelew.
A regulamin banku?
Tu często jest haczyk, o którym pisałam już w 2010 r. Wiele banków zastrzega w regulaminie, że konto osobiste nie służy do prowadzenia działalności. Gdy bank zauważy regularne wpływy z faktur, może zażądać zmiany umowy. Zanim zaczniesz przyjmować płatności od klientów na konto osobiste, sprawdź swój regulamin.
Kiedy konto osobiste wystarczy, a kiedy nie?
| Twoja sytuacja | Czy konto osobiste wystarczy? |
|---|---|
| Nie jesteś czynną podatniczką VAT, klienci płacą przelewem | Tak, jeśli pozwala na to regulamin banku |
| Transakcja z firmą powyżej 15 000 zł | Tak, ale tylko przelewem, nie gotówką |
| Jesteś czynną podatniczką VAT, przyjmujesz przelewy powyżej 15 000 zł | Lepiej konto firmowe zgłoszone na białą listę |
| Sprzedajesz towary lub usługi z załącznika nr 15 (split payment) | Nie, potrzebny jest rachunek rozliczeniowy z rachunkiem VAT |
| Płacisz podatki i składki ZUS | Tak |
Mój wniosek: bez VAT i przy mniejszych przelewach konto osobiste zwykle wystarczy. Gdy jesteś czynną podatniczką VAT i pracujesz z większymi klientami, konto firmowe oszczędzi nerwów Tobie i im.
FAQ
Czy mogę prowadzić JDG na koncie osobistym? Tak. Przepisy nie wymagają osobnego konta firmowego. Sprawdź jednak regulamin banku, bo może on zakazywać używania konta osobistego do działalności.
Czy klient może mi zapłacić gotówką za fakturę na 20 000 zł? Nie, jeśli jest przedsiębiorcą. Transakcja z innym przedsiębiorcą o wartości ponad 15 000 zł musi przejść przez rachunek płatniczy (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Przy płatności gotówką klient nie zaliczy wydatku do kosztów.
Czy konto osobiste może być na białej liście VAT? Nie. W wykazie podatników VAT są rachunki rozliczeniowe i imienne rachunki w SKOK, a nie rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Czynnej podatniczce VAT, która przyjmuje większe przelewy od firm, bezpieczniej mieć konto firmowe zgłoszone w CEIDG.
Czy składki ZUS muszę płacić z konta firmowego? Nie. Składki wpłacasz na swój numer rachunku składkowego (NRS), a przelew może wyjść z dowolnego konta.
Podstawa prawna
- Art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480)
- Art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Art. 61 Ordynacji podatkowej
- Art. 96b i art. 108a ustawy o podatku od towarów i usług
- Zawiadomienie ZAW-NR – podatki.gov.pl
Katarzyna Przyborowska jest radczynią prawną z Warszawy. Zajmuje się prawem pracy, ubezpieczeniami społecznymi i sprawami z ZUS. Pomaga przedsiębiorczym kobietom i rodzicom, a w Temida Jest Kobietą tłumaczy prawo ludzkim językiem.
Temat jest bardziej złożony, niż się z pozoru wydaje. Po pierwsze: regulaminy niektórych banków zabraniają wykorzystywania konta osobistego do działalności gospodarczej. Po drugie: "panie" z urzędów skarbowych często wiedzą swoje i naprawdę nie ma sensu ich uświadamiać na siłę, zwłaszcza że konto bankowe można założyć i prowadzić za darmo. Po trzecie: problem rozliczania odsetek uzyskanych z prywatnego/firmowego konta. Jeśli konto jest prywatne, bank pobiera Belkę osobiście, jeśli firmowe – trzeba ją rozliczać samemu w ramach skali/linii podatkowej. Po czwarte: przykładowa interpretacja US w Opolu z 2007r. (PP/443-60-1/07) przedstawia pogląd, że zwrot VAT może odbyć się tylko na konto firmowe podatnika, a nie na jego konto osobiste. Jedynie podatek dochodowy może być zwracany na konto osobiste. Podsumowując: IMHO nie warto oszczędzać na koncie firmowym, zwłaszcza że tak naprawdę rezygnacja z niego nie wiąże się z żadną oszczędnością.